4.6.15 Račun
Kristinka Vuković Sonja Kermat Urška Juršev, Darinka Meško, mag
Definicija
Račun je listina, ki jo izda prodajalec kupcu za opravljen promet blaga ali storitev v višini prodajne vrednosti blaga oziroma storitve. Potrjuje, da je bila opravljena prodaja blaga ali storitev in vsebuje podatke o tem, kaj je bilo kupljeno, po kakšni ceni, ter kdo je kupec in kdo prodajalec.
RAČUNOVODSKI VIDIK
V računovodstvu ločimo račune na dve osnovni skupini – prejete in izdane. Znotraj teh dveh skupin pa lahko imamo še ločeno na primer izdane račune davčnim zavezanec in izdane račune končnim potrošnikom, prejete račune na odloženo plačilo in prejete račune, ki so bili plačani z gotovino, itd.
Izdani račun
Izdani račun v poslovnih knjigah običajno knjižimo kot povečanje sredstev (terjatev, gotovine v blagajni, itd.) in povečanje prihodkov (iz naslova prodaje proizvodov, storitev, blaga, itd.). V primeru, da je podjetje zavezanec za DDV, pa se povečajo tudi obveznosti za obračunan DDV.
Prejeti račun
Prejeti račun v poslovnih knjigah predstavlja veliko različnih možnosti knjiženja. Običajno se sicer povečajo obveznosti do dobaviteljev ali do zaposlenih, če je šlo za nakup z gotovino. Lahko tudi do izdajateljev raznih plačilnih kartic, kar podjetja vse pogosteje koristijo. Na drugi strani pa lahko prejeti račun pomeni povečanje sredstev (osnovna sredstva, zaloge blaga in materiala) ali povečanje stroškov oziroma odhodkov.
DAVČNI VIDIK
Način izdaje računa
Če zavezanec za davek pri svojem delu uporablja elektronsko poslovanje, mora zagotoviti avtentičnost izdanih dokumentov in izdajatelja ter celovitost vsebine izdanih dokumentov. V skladu z 38. členom Zakona o davčnem postopku zavezanec za davek ne sme imeti ali uporabljati računalniškega programa ali elektronske naprave, ki omogoča brisanje, prilagajanje, popravljanje, razveljavljanje, nadomeščanje, dodajanje, skrivanje ali kakršno koli drugačno spreminjanje katerega koli zapisa, shranjenega v napravi ali na drugem mediju, brez hrambe izvornih podatkov in vseh poznejših sprememb. Vzpostavljene mora imeti kontrole, ki preprečujejo nepooblaščeno dodajanje, spreminjanje ali brisanje hranjenih elektronskih zapisov
Gotovinski računi
Oseba iz prvega in drugega odstavka 31. člena ZDavP-2, ki za izdajo računa pri gotovinskem poslovanju ne uporabi računalniškega programa oziroma elektronske naprave, ki je v skladu z 38. členom tega zakona, mora izdati račun iz vezane knjige računov, ki jo predhodno potrdi davčni organ. Ne glede na prejšnji stavek računa iz vezane knjige računov ni treba izdati, če drugi predpisi določajo, da izdaja računa ni obvezna.
Vezana knjiga računov
Vezana knjiga računov ima enkratno serijsko številko. Serijska številka vezane knjige računov je sestavljena iz identifikacijske oznake izdajatelja in zaporedne številke knjige računov. Identifikacijsko oznako pridobi izdajatelj na podlagi vloge od davčnega organa. Izdajatelj pred izdajo nove serije vezanih knjig računov davčnemu organu posreduje podatke o serijskih številkah vezanih knjig računov. Davčni organ vodi elektronsko evidenco izdanih vezanih knjig računov po posameznem izdajatelju.
Evidenca izdanih vezanih knjig računov vsebuje:
o davčno številko izdajatelja;
o ime oziroma naziv izdajatelja;
o naslov oziroma sedež izdajatelja;
o identifikacijsko oznako izdajatelja;
o datum pridobitve identifikacijske oznake izdajatelja;
o datum prenehanja veljavnosti identifikacijske oznake za izdajo vezanih knjig računov;
o serijske številke izdanih vezanih knjig računov in
o datum izdaje vezanih knjig računov po serijskih številkah.
V skladu z Zakonom o davčnem potrjevanju računov (ZDavPR) je obvezno izvajanje postopka potrjevanja računov za davčne namene pri gotovinskem poslovanju, obdelavo podatkov za namene preverjanja zakonitosti zaposlitve in dela in nadzora pravilnosti obračuna davkov in prispevkov ter sporočanja podatkov o prodaji prek avtomatov. Zavezanec mora izdajati račune z uporabo elektronske naprave za izdajo računov, ki omogoča elektronsko podpisovanje podatkov o računu in elektronsko povezavo za izmenjavo podatkov z davčnim organom (razen v primeru uporabe vezane knjige računov, kot bo opisano v nadaljevanju).Zavezanci za davčno potrjevanje računov so vsi, ki v Republiki Sloveniji izdajajo račune, razen:
1. za dobave blaga, ki jih opravi davčni zavezanec, ki v Republiki Sloveniji nima sedeža, če skupna vrednost teh dobav ne presega 35.000 eurov;
2. za dobave telekomunikacijskih storitev, storitev oddajanja ali elektronskih storitev, ki jih opravi davčni zavezanec, ki nima sedeža v Republiki Sloveniji, osebam, ki niso davčni zavezanci za DDV;
3. v primerih kontinuiranih dobav blaga in storitev naročniku, v dejavnostih oskrbe z električno energijo, plinom in paro, oskrbe z vodo, ravnanja z odplakami in odpadki, ter v telekomunikacijski dejavnosti, opravljenih na podlagi sklenjene pogodbe o dobavi med dobaviteljem in naročnikom, pri čemer dobavitelj račune izdaja množično, z uporabo sistema avtomatske obdelave podatkov, ločeno od blagajniških mest, periodično v vnaprej dogovorjenih časovnih intervalih, za plačilo prek univerzalnega plačilnega naloga, ter se računi naročniku vročijo preko izvajalca poštnih storitev, po elektronski poti oziroma na drug primerljiv način, plačilo računa pa se izvrši naknadno, po izdaji takšnega računa in ni neposredno povezano s posamezno dobavo blaga oziroma storitev.
Plačilo z gotovino
Račun pri gotovinskem poslovanju je izdan za dobavo blaga ali storitev, ki je delno ali v celoti plačan z gotovino. Kot račun se šteje tudi vsak račun za prejeto predplačilo, preden je dobava blaga ali storitev opravljena. Plačilo z gotovino je plačilo z bankovci in kovanci, ki so v obtoku kot plačilno sredstvo, drugi načini plačila, ki niso neposredna nakazila na transakcijski račun, odprt pri ponudniku plačilnih storitev, plačila s plačilno ali kreditno kartico, čekom in drugi podobni načini plačila. Navedeno velja tudi, če je račun delno plačan z gotovino.
Zavezanec predpiše pravila za dodeljevanje zaporednih številk računov, naredi popis poslovnih prostorov zavezanca in dodeli oznake poslovnim prostorom zavezanca v internem aktu. Zavezanec mora interni akt sprejeti pred začetkom izdaje računov pri gotovinskem poslovanju. Zavezanec interni akt predloži v postopku nadzora na zahtevo davčnega organa.
Zavezanec mora za opravljeno dobavo blaga ali storitev izdati račun najpozneje, ko je dobava opravljena in prejeto plačilo z gotovino. V primerih, ko račun ni plačan neposredno ob izdaji in ob njegovi izdaji ni znano, ali bo plačan z gotovino, lahko zavezanec izda račun brez enkratne identifikacijske oznake računa.
Če je račun naknadno plačan z gotovino (razen računov za kontinuirane dobave), zavezanec pošlje davčnemu organu podatke o računu v desetih delovnih dneh od dneva plačila računa. Davčni organ poslanim podatkom o računu dodeli enkratno identifikacijsko oznako računa in jo pošlje zavezancu kot potrdilo o prejemu naknadno poslanih podatkov o izdanem računu.
Obvezni podatki (vsebina računa, izdanega z uporabo elektronske naprave za izdajo računov)
Račun, ki ga zavezanec izda kupcu, mora poleg podatkov, ki so določeni s predpisi, ki urejajo davek na dodano vrednost in davčni postopek, vsebovati še naslednje podatke:
1. čas izdaje računa (uro in minute);
2. oznako fizične osebe, ki izda račun z uporabo elektronske naprave za izdajo računov;
3. enkratno identifikacijsko oznako računa in
4. zaščitno oznako izdajatelja računa.
Številka računa
Številka računa mora biti za namene postopka potrjevanja računov in izdaje računa sestavljena iz treh delov, in sicer:
1. oznake poslovnega prostora zavezanca;
2. oznake elektronske naprave za izdajo računov in
3. zaporedne številke računa.
Zaporedne številke računov si morajo vsako poslovno leto slediti v neprekinjenem zaporedju po vsakem poslovnem prostoru zavezanca ali po elektronski napravi za izdajo računov v poslovnem prostoru zavezanca. Pri tem ni več ločenega številčenja za dobropise, avansne račune in podobno, ki se nanašajo na gotovinsko poslovanje.
Avansi
Izdajanje in potrjevanje avansnih računov je obvezno samo za avansne račune zavezancem za DDV, ne pa tudi fizičnim osebam, ki niso zavezanci za DDV, ker njim v skladu z Zakonom o davku na dodano vrednost ni potrebno izdajati računov za prejeto predplačilo oziroma avans. Vendar pa mora biti v vsakem primeru poslan v potrditev račun, ki je bil (delno) plačan z avansom v gotovini.
Dobropisi
Izdani dobropisi se pošiljajo davčnemu organu v potrditev, kadar se nanašajo na izdane račune, ki so bili poslani v potrditev (jih spreminjajo). Pri tem mora biti na dobropisu navedeno, na kateri račun se nanaša.
Interni akt
Zavezanec predpiše pravila za dodeljevanje zaporednih številk računov, naredi popis poslovnih prostorov zavezanca in dodeli oznake poslovnim prostorom zavezanca v internem aktu. Zavezanec mora interni akt sprejeti pred začetkom izdaje računov pri gotovinskem poslovanju. Zavezanec interni akt predloži v postopku nadzora na zahtevo davčnega organa.
Zavezanec mora pred začetkom izdaje računov sporočiti podatke o vseh poslovnih prostorih, v katerih izdaja račune, davčnemu organu in pridobiti namensko digitalno potrdilo, ki ga bo uporabljal za elektronsko podpisovanje podatkov o računu v postopku potrjevanja računov.
Obvestilo - obveznost izročitve računa in obveznost kupca
Zavezanec mora v poslovnem prostoru na vsaki elektronski napravi za izdajo računov ali drugem kupcu vidnem mestu objaviti obvestilo o obveznosti izdaje računa in obveznosti kupca, da prevzame in zadrži račun. Velikost papirja ali digitalnega formata ni zakonsko določena, pomembna je vsebina.
Postopek potrjevanja računov z uporabo elektronske naprave za izdajo računov.
Postopek potrjevanja računov je sestavljen iz pošiljanja podatkov o računu davčnemu organu, obdelave podatkov o računu in dodelitve enkratne identifikacijske oznake računa v informacijskem sistemu davčnega organa in pošiljanja enkratne identifikacijske oznake računa zavezancu.
Vezana knjiga računov
Zavezanci lahko izvajajo postopek potrjevanja računov z uporabo vezane knjige računov, če imajo takšen način izdajanja računov določen v internem aktu. V tem primeru morajo zavezanci poslati podatke o izdanih računih preko elektronske povezave davčnemu organu do desetega dne v mesecu, ki sledi mesecu, v katerem je bil račun izdan. Vendar pa se ne sme v istem poslovnem prostoru hkrati uporabljati vezane knjige računov in elektronske naprave za izdajo računov.
Zavezanec mora davčnemu organu za namene dodelitve enkratne identifikacijske oznake računa sporočiti naslednje podatke o računu:
1. davčno številko zavezanca, ki izda račun, če izda račun v tujem imenu in za tuj račun pa tudi davčno številko davčnega zavezanca, v imenu in za račun katerega je bil izdan račun;
2. datum in čas izdaje računa;
3. številko računa in način dodelitve številke računa;
4. vrednost računa, skupno vrednost osnove po vrsti davka ali dajatve, razdeljeno po davčnih stopnjah, in pripadajoči davek ali dajatev, vrednost dobav na podlagi posebnih ureditev, dobav pri katerih je plačnik davka na dodano vrednost kupec blaga ali naročnik storitve, oproščenih dobav in neobdavčljivih dobav, ločeno po davčnih številkah;
5. vrednost za plačilo;
6. davčno številko fizične osebe, ki izda račun z uporabo elektronske naprave;
7. zaščitno oznako izdajatelja računa;
8. davčno številko oziroma identifikacijsko številko za namene davka na dodano vrednost kupca oziroma naročnika v primerih, ko so ti podatki v skladu z davčnimi
predpisi navedeni na…
